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¿Qué es la digitalización certificada?
La digitalización certificada es un proceso por el cual un documento digitalizado pasa a tener validez ante cualquier organismo oficial. Permitiendo a su vez eliminar el original en papel ya que la copia certificada tiene plena validez jurídica y es equiparable al documento original.
Documento electrónico
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico establece los componentes del documento electrónico. Incluye el contenido, la firma electrónica, los metadatos mínimos obligatorios y su formato, así como las condiciones para su intercambio y reproducción.
Especialmente interesante, para la digitalización certificada, es la obligatoriedad de incluir un metadato que indique la naturaleza del documento. Por ejemplo, si se trata de una copia. Este metadato debe indicar también si se ha realizado una digitalización o conversión de formato en el proceso de generación.
¿Cómo es la digitalización en el ámbito de la Administración Pública?
La respuesta la recoge el Real Decreto 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
En este sentido, la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones Públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad en relación con los siguientes aspectos:
- Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada.
- Nivel de resolución.
- Garantía de imagen fiel e íntegra.
- Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.
Asimismo, la gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia de este en otro soporte, generalmente, en papel.
¿Qué es la factura electrónica?
La digitalización certificada es bastante relevante en el ámbito fiscal.
Digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Por tanto, si los obligados tributarios proceden a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales podrán prescindir de dichos originales en papel que les sirvieron de base, y no tener que esperar hasta la prescripción tributaria de 4 años.
¿Cómo es el proceso de digitalización certificada en el ámbito fiscal?
En el ámbito fiscal el proceso de digitalización certificada debe cumplir los requisitos recogidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. La cual desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas:
- Que el proceso de digitalización sea realizado por el obligado tributario. O bien, por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta del cliente, utilizando un software de digitalización certificado.
- Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado. Y, que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso. Uno u otro, según corresponda, deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
- Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental. Y, que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros de:
- Facturas expedidas.
- Facturas recibidas
- Bienes de inversión
- Operaciones intracomunitarias
- Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:
1. Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
2. Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros de registro, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
¿Cómo es el proceso de digitalización en el ámbito de las historias clínicas?
En primer lugar, los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.
Asimismo, los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.
Además, cada centro debe archivar las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.
Por tanto, la digitalización certificada se hace muy necesaria en este ámbito para cumplir con las obligaciones mencionadas anteriormente, que se desprenden de los artículos 14 y 17 de la Ley 41/2002 básica reguladora de la autonomía del paciente y de los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.
Ventajas de la digitalización certificada
Conociendo la normativa aplicable, al margen de la obligatoriedad de la digitalización certificada en determinados ámbitos, son indiscutibles sus ventajas. Entre ellas, el ahorro de costes, de burocracia interna y de tiempos de gestión de la documentación favoreciendo la automatización interna de procesos o incluso el cumplimiento de la norma ISO 14001 de gestión ambiental por la eliminación de la gestión en papel.
José Nogueira
Abogado
